Bilfinger: ‘Voor efficiëntere HR(D)-processen is samen met de VOMI Academie een online tool ontwikkeld dat precies past bij ons bedrijf’

*Foto: Bilfinger

De oude, foutgevoelige en arbeidsintensieve HR(D)-processen van Bilfinger behoren definitief tot het verleden. De VOMI Academie heeft samen met het bedrijf een online tool op maat ontwikkeld, dat naadloos aansluit bij de eigen specifieke Nederlandse behoeften. De HR(D)-processen zijn nu efficiënter, er is een betere structuur en meer inzicht in de stand van zaken. Het is bovendien een proactieve tool voor de ontwikkeling en doorgroei van medewerkers.

Sterke behoefte aan een efficiënter en inzichtelijker systeem
Om overzicht te houden over de certificaten, opleidingen en ontwikkelpaden van alle medewerkers vertrouwde Bilfinger op één allesomvattend Excel-bestand, vergezeld door extra rapportages en overzichten. Hierdoor was het soms lastig om ad hoc overzichten en rapportages te creëren. Zodoende ontstond er de behoefte aan een inzichtelijker, efficiënter en meer gestructureerd systeem voor de organisatie van trainingen en opleidingen.

Een online tool dat past bij het bedrijf en niet andersom
Omdat het HR(D)-systeem van het mondiale hoofdkantoor van Bilfinger niet aansloot bij de eigen Nederlandse behoeften, werd gezocht naar een online tool dat precies past bij de specifieke wensen van Bilfinger. Het bedrijf wilde bijvoorbeeld aan iedere medewerker certificaten kunnen koppelen. “Zodat zowel de HR(D)-afdeling, medewerkers zelf als leidinggevenden inzage krijgen in behaalde opleidingen en trainingen en overzicht hebben over wanneer certificaten verlopen. Zo kan iemands werk beter aansluiten bij de gevolgde opleidingen. We wilden bovendien dat de online tool heel eenvoudig te gebruiken is door iedereen”, vertelt Jelle Mooy van Toledo, opleidingscoördinator van Bilfinger.

Omdat standaardoplossingen niet voldeden aan de wensen van Bilfinger kwam het bedrijf in gesprek met de VOMI Academie, branche specifieke opleider die de kennis in huis heeft over het efficiënt organiseren van het leren. Deze know-how heeft de VOMI Academie vertaald in haar eigen leertool. Deze leertool was het vertrekpunt en diende als basis voor ontwikkeling. “Een maatwerkoplossing, die de processen van ons bedrijf als uitgangspunt neemt en niet verlangt dat wij ons moeten aanpassen aan het systeem. In mijn ogen is dat echt het belangrijkste om van de online tool een succes te maken.”

Stap voor stap naar een nieuw HR(D)-systeem
Bilfinger en de VOMI Academie inventariseerden eerst gezamenlijk de werkwijze. Vervolgens werd stap voor stap aan nieuwe HR(D)-processen en een volledig op maat gemaakte IT-oplossing gewerkt. Deze werd geïntegreerd met de andere systemen van Bilfinger. Voordat het bedrijf startte met het ontwikkelde systeem, zijn de nieuwe HR(D)-processen en het IT-systeem uitgebreid getest en geëvalueerd. Zo werd gezamenlijk beoordeeld of de verwachte efficiency en effectiviteitsverbeteringen met de bijbehorende kostenbesparingen ook daadwerkelijk werden behaald.

“De ontwikkelfase verliep heel prettig”, vertelt Mooy van Toledo. “We hebben in eerste instantie alle bestaande processen in kaart gebracht. Omdat er veel opleidingen en trainingen zijn, hebben we vervolgens stap voor stap bekeken of de nieuwe werkwijze naar onze wens was. De kracht van de samenwerking met de VOMI Academie zit vooral in de openheid en laagdrempeligheid. Het was heel makkelijk om contact met elkaar op te nemen. Nog steeds heb ik wekelijks contact met de VOMI Academie om te bespreken of alles goed loopt en om eventueel verbeteringen door te voeren.”

Betere communicatie en meer ondersteuning voor medewerkers
Mooy van Toledo ziet dagelijks de grote voordelen van de nieuwe, op maat gemaakte, online tool. “De verbetering ten opzichte van de oude werkwijze zit vooral in betere communicatie richting medewerkers en leidinggevenden. Ook hebben we meer inzicht in de stand van zaken en gebeurt het minder vaak dat medewerkers niet op komen dagen bij trainingen. Dat is voor iedereen prettig. En persoonlijk bespaar ik tijd bij het controleren, bijhouden, rapporteren en communiceren. Daardoor kan ik op langere termijn tijd vrijmaken voor andere projecten.”

De nieuwe online tool zorgt er bovendien voor dat de potentie van werknemers van Bilfinger beter wordt benut. Mooy van Toledo: “Het is een proactieve tool die iedere medewerker gaat ondersteunen bij zijn of haar ontwikkeling en helpt bij het doorgroeien binnen ons bedrijf. En wij als HR(D)-afdeling kunnen beter inspelen op de actuele leerbehoeften van de medewerkers.”

Op een innovatieve manier inspelen op veranderingen
Naast het verder optimaliseren van de HR(D)-processen kan Bilfinger zich nu en in de toekomst vooral richten op kwalitatieve verbeteringen. Denk aan het vergroten van de wendbaarheid, zodat er beter ingespeeld kan worden op de nieuwe behoeften van de eigen organisatie als gevolg van veranderingen in de markt. De VOMI Academie is naast branche specifiek opleider ook een extern verlengstuk die als partner continu op een innovatieve manier meedenkt met Bilfinger. Een actueel voorbeeld daarvan is de ontwikkeling van een QR-code.

“De QR-code wordt geplaatst in het PSL (ook wel het groene boekje), een soort paspoort van onze medewerkers”, vertelt Mooy “Het idee is dat je door de QR-code te scannen direct inzage hebt in de kwalificaties van de medewerker. Dat is voor ons als HR(D)-afdeling handig, maar ook voor leidinggevenden. Als iemand bijvoorbeeld steigers gaat bouwen, moet je kunnen controleren of iemand daar wel de certificaten voor heeft. De QR-code maakt de controle van iemands kwalificaties een stuk makkelijker. Met het nieuwe systeem vergroten we dus ook de veiligheid.”